데이터 관리 — 정렬·필터·외부 데이터

출제 비중 — 정렬^117회과 필터^69회는 매 회차 출제. 특히 고급 필터의 조건 범위 작성^32회이 실수를 유도한다.

1. 데이터 목록의 원칙

• 목록은 첫 행이 필드명(머리글), 그 아래가 레코드. 중간에 빈 행·빈 열이 있으면 안 된다.
• 목록 안의 한 셀만 선택하면 엑셀이 범위를 자동으로 인식한다.

2. 정렬

• 정렬 기준^11회: 값 / 셀 색 / 글꼴 색 / 조건부 서식 아이콘.
• 기준은 최대 64개까지 추가할 수 있고, 위에 있는 기준이 우선한다.
• 정렬 옵션
  • 대/소문자 구분(기본은 구분 안 함), 방향은 위쪽에서 아래쪽(행) 또는 왼쪽에서 오른쪽(열).
  • 사용자 지정 목록 순서로 정렬 가능(예: 직급 순).
• 오름차순 순서: 숫자 → 문자(특수문자·영문·한글) → 논리값(FALSE→TRUE) → 오류값 → 빈 셀은 항상 맨 마지막.
• 숨겨진 행/열은 정렬에 포함되지 않는다 — 정렬 전에 숨기기를 해제해야 한다.

3. 자동 필터

• 자동 필터^15회: 조건에 맞는 행만 화면에 표시하고 나머지는 숨긴다(삭제가 아니다).
• 필드마다 숫자 필터 / 텍스트 필터 / 날짜 필터 / 색 기준 필터가 다르게 나타난다.
• 여러 필드에 조건을 걸면 AND(그리고) 로 연결된다.
• 상위 10 자동 필터는 숫자 필드에서만 쓰며, 항목 수 또는 백분율로 지정한다.
• 필터 결과만 복사하면 보이는 셀만 복사된다.

4. 고급 필터 — 조건 범위가 전부

• 조건 범위는 첫 행에 필드명, 그 아래에 조건을 적는다.

• 수식을 조건으로 쓸 때는 필드명 자리에 원래 필드명과 다른 이름(또는 빈 칸)을 적어야 한다.
• 결과는 현재 위치에 필터 또는 다른 장소에 복사 중 선택. 다른 장소 복사는 같은 시트에만 가능하다.
• 동일한 레코드는 하나만(중복 제거) 옵션 제공.

5. 텍스트 나누기·중복 제거·외부 데이터

• 텍스트 나누기^9회: 한 열의 데이터를 구분 기호(탭·세미콜론·쉼표·공백·기타) 또는 너비가 일정함 기준으로 여러 열에 나눈다. 나눌 때 각 열의 데이터 서식(일반·텍스트·날짜) 을 지정하거나 열을 가져오지 않음으로 뺄 수 있다.
  • 오른쪽에 빈 열이 없으면 기존 데이터를 덮어쓴다.
• 중복된 항목 제거: 선택한 열 기준으로 중복 레코드를 삭제한다(필터와 달리 실제로 지운다).
• 외부 데이터 가져오기: Access·텍스트 파일·웹·기타 원본(SQL 등). 새로 고침으로 원본 변경을 반영할 수 있고, 통합 문서를 열 때 자동 새로 고침도 지정할 수 있다.
• 하이퍼링크^15회: 기존 파일·웹 페이지, 현재 문서의 위치, 새 문서, 전자 메일 주소로 연결. Ctrl+K.

마무리 체크

• 목록에 빈 행·빈 열이 있으면 안 된다
• 정렬 기준 64개, 숨긴 행은 정렬에서 빠진다, 빈 셀은 늘 마지막
• 자동 필터는 숨기는 것, 여러 필드 조건은 AND
• 고급 필터 같은 행=AND, 다른 행=OR, 수식 조건은 필드명을 다르게
• 텍스트 나누기는 오른쪽 빈 열이 없으면 덮어쓴다